ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ и ШТАТ (от 04.04.2010)

Справочник подразделений и штата предназначен для ввода, редактирования и удаления данных (идентификатор, код и код уровня, краткое и полное наименования, родительный падеж наименования, признак использования, признак основного подразделения, выходные дни, вышестоящие подразделения, признак табелирования), а также для формирования штата должностей.

Сервис: автоматический подсчет и группировка должностей в разрезе подразделений, автоматическое склонение наименования, автоматическая группировка по должностям и подразделениям при обновлении штатного расписания, автоматическое суммирование количества профессий/должностей по штату, факту и вакансиям в целом по организации и по отдельному подразделению, отбор по вышестоящим подразделениям, сортировки по любому из столбцов, быстрый поиск, подсветка штатных единиц.

Идентификатор - порядковый номер записи в таблице базы данных (БД), в справочниках похож на первичный ключ, но отличается наличием записи с нулевым значением. В справочнике подразделений запись с идентификатором=0 характеризует предприятие в целом. Для этого при открытии таблицы названного справочника для записи с идентификатором=0 принудительно записываются краткое и полное наименование предприятия.

Код подразделения автоматически высчитывается при создании нового подразделения как максимальный номер и сопровождается ведущими нулями.

Код уровня задает порядок сортировки подразделений и их иерархии. Один, два знака - вышестоящее подразделение 1-го уровня. Три, четыре знака - вышестоящее подразделение 2-го уровня. Список вышестоящих подразделений 2-го уровня формируется из подразделений, имеющих трех-, четырехзначный код уровня. Нижестоящие подразделения должны иметь пятизначный и выше (до шести) код уровня.

Признак использования позволяет отключить задействованные ранее подразделения, но исключенные в настоящее время из структуры. Для правильного формирования отчетности за прошлые периоды данные подразделений НЕ удаляются из данного справочника, если ссылки на них присутствуют в данных персонала, в том числе уволенных (например, в карточках). Поэтому, в случае удаления записи и появлении на экране сообщения "Данные удаляемой записи уже записаны в карточки персонала:"
просто отключите указанный признак использования. По умолчанию, при добавлении нового подразделения, присваивается непустое значение.

Признак основного подразделения используется в отчетности для разграничения между подразделениями основной и вспомогательной деятельности. По умолчанию, при добавлении нового подразделения, присваивается непустое значение.

Признак табелирования включает/отключает формирование табеля для данного подразделения. По умолчанию, при добавлении нового подразделения, присваивается непустое значение.

Поле выходные дни используется для их настройки путем внесения кратких аббревиатур (Пн,Вт,Ср,Чт,Пт,Сб,Вс) только для тех подразделений, выходные которых отличаются от общих, задаваемых во вкладке Даты экранной формы Настройки. Пустое значение поля не используется.

Поле родительный падеж наименования автоматически заполняется в данном падеже.

Обновление штатного расписания позволяет выполнить подсчет и группировку по должностям и подразделениям. При этом вносятся изменения в данные фактического количества профессий/должностей. Если количество по штату НЕ заполнено, то автоматически проставляется в это поле значение фактического количества профессий/должностей для данного подразделения.

Кнопка "Карточка" выводит на экран карточку сотрудника. В дальнейшем при перемещении по списку сотрудников в карточке автоматически обновляются данные текущего сотрудника.

Кнопка "Должность" активизирует окно с подробными данными профессии/должности.

Кнопка "Сумма всего" обновляет значение итогов количества профессий/должностей по штату, факту и вакансиям в целом по организации, которые рассчитываются автоматически.

Кнопка "Сумма итого" обновляет рассчитываемые автоматически значения итогов количества профессий/должностей по штату, факту, вакансиям и персонам только по подразделению, на котором установлен указатель в верхней таблице.

Поле со списком вышестоящих подразделений 1-го уровня позволяет выполнить отбор по выбранному такому подразделению нижестоящих подразделений. Список вышестоящих подразделений 1-го уровня формируется из подразделений, имеющих одно-, двузначный код уровня. Нижестоящие подразделения должны иметь трехзначный и выше код уровня.

Поле вышестоящего подразделения отображает наименование такого подразделения. В режиме редактирования наименование записывается с помощью поля со списком вышестоящих подразделений (имеющих одно-, двузначный код уровня для подразделений 1-го уровня и трех-, четырехзначный код уровня для подразделений 2-го уровня).

Кнопка "Печать" выводит на экран немодальное окно с перечнем выходных печатных форм штатных расписаний и сопутствующих документов (текущее штатное расписание (ЕТКС) свернутое, Текущее штатное расписание по количеству, Текущая штатная книга, Текущая штатная книга по подразделению, сведения о количестве вакансий).

Текущее штатное расписание (ЕТКС) свернутое формируется используя данные подразделений и данные количества штатных единиц по профессиям/должностям, которые автоматически подставляются в шаблон и выводятся в файл с именем "Текущее штатное расписание (ЕТКС) свернутое".
Значения полей подстановки (заключены в квадратные скобки):
[Вышестоящ] - вышестоящая организация, [Орг] - наименование организации; [ОргЗагл] - наименование организации заглавными буквами; [Город] - наименование города местонахождения организации, [Должн_Рук] - наименование должности руководителя, [Рук] - фамилия имя отчество руководителя, [РукФИО] - фамилия и инициалы руководителя (задаются в общих настройках);
[OccPostAl],[OccPostNm], [OccPostNmD], [OccPostNmR] - наименование должности соответственно краткое, без падежа (если не заполнено в справочнике, то подставляется краткое наименование), а также в родительном и дательном падежах (настраиваются в справочнике должностей и, если не заполнены в справочнике, то подставляются полное наименование, а если оно также не заполнено, то краткое);
[DivisNm], [DivisNmR], [DivLevCD] - наименование подразделения соответственно без падежа и в родительном падеже (настраиваются в справочнике подразделений), код уровня подразделения;